איך להפיק אירוע עסקי מוצלח?

בעידן הנוכחי, שבו התחרותיות בשוק העסקי הולכת וגדלה כל הזמן, עסקים מוצאים את עצמם מתמודדים עם לא מעט אתגרים, החל באתגרי ניהול יומיומיים, ועד הצורך לבלוט ולהתבלט על פני המתחרים. אחת הדרכים האפקטיביות ביותר להשגת מטרה זו היא ארגון אירועים עסקיים. 

למה לארגן אירוע עסקי מלכתחילה?

אירועים עסקיים מציעים המון יתרונות. הם הזדמנות מעולה לחזק את הקשרים עם הלקוחות, הספקים והשותפים העסקיים. הם מציעים דרך מצוינת לקדם מוצרים ושירותים, הם מעולים גם לשימור ותגמול עובדים והגברת המוטיבציה, הם מספקים פלטפורמה מעולה לביסוס המותג ויכולים אף למשוך את תשומת הלב של התקשורת וליצור באזז. כתוצאה מיעילותם ותרומתם הרבה לעסק, כיום ישנם אירועים עסקיים שונים ומגוונים לרבות כנסים, אירועי השקה, תערוכות, ימי גיבוש, מסיבות, הרמות כוסית ועוד.

אין ספק שאירועים הם חלק אינטגרלי מכל אסטרטגיה שיווקית וניהולית, ולכן חשוב לתכנן אותם נכון, כדי להבטיח שישרתו את המטרה ויוגדרו כסיפור הצלחה. אז איך עושים זאת? ועל מה חשוב לשים דגש? אספנו לכם כמה טיפים ממומחים שבטוח יעשו את ההבדל. 

טיפים לתכנון אירוע עסקי מוצלח

הפקת אירוע עסקי זו אינה משימה פשוטה. היא דורשת שילוב מדויק בין יצירתיות, תכנן קפדני ויכולת ניהול גבוהה. בין אם מדובר באירוע חברה, כנס או השקה של מוצר חדש, ישנם מספר טיפים שיכולים להבטיח שהאירוע יהיה כמה שיותר מוצלח. 

קביעת מטרות ויעדים

רגע לפני שמתחילים בהפקת אירוע עסקי יש להבין את מטרות האירוע. הגדרת המטרות תסייע לכם לקבוע את הקונספט הכללי ותשפיע על כל החלטה שתתקבל במהלך התכנון והביצוע. ואיך עושים זאת? יש לתאם פגישה עם הצוות המארגן ולהגדיר מהן הציפיות והמטרות המרכזיות של האירוע. כמו כן יש להגדיר יעדים כמו למשל מטרות מיתוגיות, מספר המשתתפים, יעדי פרסום וחשיפה ועוד.

הגדרת קונספט ברור

השלב הבא בדרך יהיה שלב הגדרת הקונספט. זהו הבסיס שעליו נבנית כל ההפקה. חשוב להבין את מטרת האירוע ואת המסר שברצונכם להעביר. האם מדובר בהשקת מוצר חדש? האם חוגגים הישג משמעותי? או שמא מדובר בכנס מקצועי? כל אירוע דורש קונספט שיתאים למטרה ויענה על הציפיות של המשתתפים. כדי לפתח קונספט יש לערוך סיעור מוחות עם צוות הקריאטיב ולרדת לפרטים הקטנים ביותר, מהם אפשר יהיה להרכיב את הסיפור המיוחד של העסק ועליו להלביש את הקונספט הרצוי. 

תכנון יסודי ומדויק

לאחר קביעת הקונספט, יש להתחיל בתכנון מקיף של האירוע. שלב התכנון כולל בחירה של לוקיישן מתאים, קביעת תאריך ושעה, ובניית תקציב. תכנון נכון מאפשר להתמודד עם אתגרים מסוגים שונים ולוודא שהאירוע יתנהל בצורה חלקה, כל שכן שתהיה תכנית לגיבוי על כל צרה. יש לציין שככל שהתכנון יהיה יסודי ומקיף יותר כבר בשלבים הראשונים, כך גדל הסיכוי שתוקדש תשומת לב לכל פרט, גדול כקטן והאירוע יהיה כמה שיותר מוצלח.

עבודה עם אנשי מקצוע

כדי להפיק אירוע עסקי מוצלח, כדאי לעבוד עם אנשי מקצוע בעלי ניסיון. בין אם מדובר בבמאי, צוות קריאייטיב, או אנשי טכנולוגיה, חשוב להיעזר במומחים שיוכלו לייעץ ולהיות שותפים לאורך התהליך. הבמאי, לדוגמה, יכול לתכנן את כל הלוגיסטיקה, לנהל את יום האירוע ולוודא שכל פרט מתנהל בצורה חלקה. הוא בוחר כיצד לספר את הסיפור של העסק ומתאים את הקונספט באופן מדויק לכל סוג של אירוע. בנוסף הוא בוחר את התוכן תוך שמלווה את צוות הקריאטיב בכל שלב בדרך, עד לשלב הסופי – יום האירוע, בו הוא יוודא שהכל מתנהל כתוכנית. 

יצירת חוויות בלתי נשכחות

כדי להפוך את האירוע לחוויה בלתי נשכחת יש להקדיש תשומת לב לכל הפרטים הקטנים. כל מרכיב, מהקייטרינג ועד התפאורה, חייב להיות מתואם עם הקונספט ולתרום לחוויה הכללית. ניתן להוסיף אלמנטים שונים שיצרו אפקט וואו כמו למשל מייצגי אומנות, תאורה מיוחדת, ומוזיקה בהתאמה אישית. חשוב כמובן שלא להעמיס. עדיף להשקיע באיכות מאשר בכמות ולשמור על מיקוד, כדי להשיג תוצאות טובות יותר.

ניהול יעיל ביום האירוע

ביום האירוע עצמו, חשוב לוודא שהכל יתנהל בצורה מקצועית ומדויקת. יש לוודא שכל הציוד פועל כראוי, כמו גם לפקח על ההתנהלות של הספקים, ההקמה ועל מהלך האירוע באופן רציף. הבמאי הוא זה שאחראי לנהל את כל ההיבטים הטכניים כשהוא דואג לתאם בין הצוותים השונים, ועושה כל שביכולתו וניסיונו על מנת להבטיח שהאירוע יתנהל ללא תקלות.

שיווק ופרסום

כדי למשוך משתתפים ולמקסם את יעילות והצלחת האירוע, חשוב להשקיע גם בשיווק ובפרסום. כיום יש המון פלטפורמות שאפשר להשתמש בהן כדי לשווק את האירוע כמו רשתות חברתיות, דיוור ישיר, עיתונות ועוד. ככל שתנסו ליצור באזז סביב האירוע כך תוכלו ולמשוך תשומת לב רחבה יותר ולהבטיח שתהיה לעסק חשיפה ושהאירוע יתפקד כמצע ליחסי ציבור.

בשורה התחתונה

הפקת אירוע עסקי מוצלח היא אתגר, אך עם תכנון נכון, תשומת לב לפרטים ועבודה עם אנשי מקצוע מנוסים, ניתן בהחלט ליצור חוויה מדהימה למשתתפים, שלא רק מייצגת את ערכי החברה אלא גם מביאה לתוצאות הרצויות.

הסוד להצלחה טמון ביכולת לספר את הסיפור שלכם בדרך יצירתית וחדשה. לשם כך עליכם לשכור את שירותיה של חברת הפקות מקצועית שתתייחס אל יצירת האירוע כאמנות לשמה ותיקח את האירוע שלכם לשלב הבא.